Assistant IA à l'accueil des nouveaux clients
De « signé » à « démarré », sans les allers-retours.
L'Assistant à l'accueil s'occupe des parties répétables de l'arrivée d'un nouveau client (messages de bienvenue, demandes de documents, création des dossiers et planification du démarrage) et consulte votre équipe avant que quoi que ce soit d'important ne parte.
Les premières impressions se perdent dans l'administration.
Les nouveaux clients attendent pendant que quelqu'un envoie le courriel de bienvenue, court après les formulaires, crée le compte dans trois systèmes et réserve une rencontre de démarrage. Des étapes sont oubliées, et le client le remarque.
Ce qu'il fait
Déclenche l'accueil quand une vente est conclue, qu'un contrat est signé ou qu'un formulaire est soumis.
Rédige un message de bienvenue personnalisé et les prochaines étapes.
Demande et suit les documents et renseignements requis, avec des rappels courtois.
Vérifie que les documents reçus sont complets et signale ce qui manque.
Crée les dossiers clients et les tâches dans votre GRC, votre logiciel comptable ou vos outils de projet.
Planifie les rencontres de démarrage et prépare un sommaire d'information pour votre équipe.
Flux de travail
- 01
Vente conclue / contrat signé → l'assistant ouvre une liste de vérification d'accueil.
- 02
Message de bienvenue rédigé → Point d'approbation : le responsable du compte approuve.
- 03
Demandes de documents envoyées; rappels rédigés pour les éléments manquants.
- 04
Documents reçus vérifiés → les lacunes sont signalées à une personne.
- 05
Dossiers et tâches préparés dans les systèmes → Point d'approbation : approbation avant la création des dossiers.
- 06
Démarrage planifié; sommaire d'information remis à l'équipe.
Approbations que vous contrôlez
- Approuvez chaque message destiné au client, ou seulement le premier message de bienvenue.
- Exigez une révision de tout document que l'assistant juge incomplet ou inhabituel.
- Gardez les documents sensibles (pièces d'identité, renseignements bancaires, contrats) en révision humaine seulement.
Bon choix si…
- Vous accueillez de nouveaux clients ou comptes chaque semaine ou chaque mois.
- L'accueil comprend des formulaires, des documents et une mise en place dans plus d'un système.
- Vos clients demandent régulièrement : « Quelle est la prochaine étape? »
Ce que nous mesurerons ensemble
Exemples de points de référence : délai entre la signature et le démarrage, nombre d'interactions par accueil et relances pour renseignements manquants. Rapport après le lancement, sans chiffres promis.
FAQ
Est-ce compatible avec nos formulaires existants?
Généralement, oui. Voir les plateformes que nous avons testées
Où sont conservés les documents?
Dans votre espace de stockage existant, et non dans un système OVRNT distinct, sauf entente contraire.
Chaque service peut-il avoir sa propre liste de vérification?
Oui. Nous cartographions chaque parcours d'accueil à l'étape Cartographier.