Assistant IA aux comptes clients
Faites-vous payer sans relancer chaque facture à la main.
L'Assistant aux comptes clients surveille vos comptes à recevoir, rédige le bon suivi pour chaque compte en souffrance et tient votre portrait de l'âge des comptes à jour, pendant que votre équipe approuve chaque message avant qu'il n'arrive à un client.
3 rappels en attente d'approbation
Exemple illustratif
- En attente d'approbation
Premier avis courtois
Facture n° 1042 · 7 jours de retard
- En attente d'approbation
Deuxième rappel
Facture n° 1031 · 21 jours de retard
- En attente d'approbation
Avis final
Facture n° 1007 · 45 jours de retard
Le recouvrement ne devrait pas dépendre de la mémoire de quelqu'un.
Quand les rappels sont manuels, ils sont envoyés en retard, de façon inégale, ou pas du tout quand l'équipe est débordée. Pendant ce temps, l'argent dort dans les comptes clients et personne n'a une vue claire de qui doit quoi.
Ce que l'Assistant aux comptes clients prend en charge
Surveille les factures ouvertes et les échéances dans votre système comptable.
Rédige des rappels adaptés au retard de chaque compte et au ton que vous préférez, du premier avis courtois à l'avis final ferme.
Personnalise chaque message avec les numéros de facture, les montants et les liens de paiement tirés de vos dossiers.
Signale les comptes qui demandent l'attention d'une personne : litiges, soldes importants, clients clés ou absence répétée de réponse.
Consigne chaque rappel et chaque réponse pour que votre équipe puisse voir l'historique.
Résume chaque semaine l'état des comptes clients pour le propriétaire ou le contrôleur.
Flux de travail
- 01
Nouvelle journée → l'assistant vérifie les factures ouvertes.
- 02
Facture en souffrance repérée → l'assistant rédige un rappel selon vos modèles et vos règles.
- 03
Point d'approbation : votre responsable des comptes clients révise, modifie, approuve ou passe.
- 04
Le rappel approuvé est envoyé depuis votre adresse courriel.
- 05
Réponse reçue → l'assistant la résume et achemine les litiges ou les promesses de paiement à une personne.
- 06
Sommaire hebdomadaire des comptes clients rédigé → Point d'approbation : révisé avant d'être diffusé.
Approbations que vous contrôlez
- Exigez une approbation pour chaque rappel, ou seulement pour les avis finaux et les soldes au-delà d'un seuil que vous fixez.
- Excluez entièrement certains clients des rappels automatisés.
- Rien n'est jamais réécrit dans votre système comptable sans approbation.
Compatible avec
Système comptable + courriel + (facultatif) GRC. Voir les plateformes que nous avons testées
Bon choix si…
- Vous envoyez plus que quelques factures par mois et les suivis sont irréguliers.
- Une seule personne « s'occupe » du recouvrement en plus d'un autre emploi.
- Vous voulez une vue hebdomadaire plus claire de vos comptes clients sans bâtir de tableur.
Ce que nous mesurerons ensemble
Avant le lancement, nous établissons un point de référence, par exemple le temps consacré aux suivis chaque semaine et le nombre de factures en souffrance qui reçoivent un rappel à temps. Après le lancement, nous faisons rapport par rapport à celui-ci. Nous ne promettons aucun chiffre à l'avance.
FAQ
Les clients sauront-ils que c'est automatisé?
Les messages sont envoyés par votre entreprise, avec votre ton, après l'approbation de votre équipe. Vous décidez de la mention à inclure.
Gère-t-il les litiges?
Non. Il les signale et les achemine à une personne.
Peut-il encaisser des paiements?
Il peut inclure votre lien de paiement existant. Il ne traite pas lui-même les paiements.